“只要進(jìn)入這個(gè)系統(tǒng)，每個(gè)部門的工作職責(zé)，每位員工的具體任務(wù)都一目了然。”在4月10日召開的司務(wù)交班會(huì)上，市政公司對(duì)武漢、成都、沈陽三個(gè)地鐵區(qū)域項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理做出重要部署，決定推廣應(yīng)用集團(tuán)公司在工作清單和責(zé)任矩陣基礎(chǔ)上推出的信息系統(tǒng)，為提升項(xiàng)目管理水平再辟蹊徑。
工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)由專門的系統(tǒng)管理員進(jìn)行編制，通過簡(jiǎn)單的表格和流程圖形式，將項(xiàng)目工作任務(wù)詳細(xì)分解成部門職能和任務(wù)，把工作細(xì)目落實(shí)到具體人員，使復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化。在使用的過程中，系統(tǒng)能夠顯示出每項(xiàng)工作的具體流程，每個(gè)部門及員工在執(zhí)行工作任務(wù)中所要扮演的“角色”及需要承擔(dān)的責(zé)任一覽無余。
在推進(jìn)工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)落實(shí)工作過程中，市政公司采用“兩級(jí)培訓(xùn)”法，即每個(gè)地鐵項(xiàng)目指定專門的系統(tǒng)管理員，由該公司企劃部統(tǒng)一組織培訓(xùn)，就系統(tǒng)模塊、使用流程、操作方法等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，再由系統(tǒng)管理員見縫插針組織項(xiàng)目員工就系統(tǒng)的功能作用和使用方法進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，既不影響施工生產(chǎn)，又有效推進(jìn)系統(tǒng)扎根項(xiàng)目。培訓(xùn)完成后，系統(tǒng)管理員組織項(xiàng)目員工進(jìn)行信息采集及錄入，充分結(jié)合不同崗位人員的工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)資格、興趣愛好、工作特長，合理分配工作，促進(jìn)工作人員之間功能互補(bǔ)，讓項(xiàng)目整體運(yùn)作效能達(dá)到最佳化。系統(tǒng)編制完成后，各項(xiàng)目借助系統(tǒng)對(duì)部門及員工的工作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，并以此為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格考核，進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目績(jī)效管理。
“推進(jìn)工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)，不僅提升了項(xiàng)目管理水平，還實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理，了解每個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)展更直觀、更便捷了。”談及系統(tǒng)推行效果，該公司企劃部負(fù)責(zé)人激動(dòng)地表示。
據(jù)介紹，地鐵項(xiàng)目是市政公司積極響應(yīng)集團(tuán)公司號(hào)召，開展落實(shí)項(xiàng)目工作清單和責(zé)任矩陣系統(tǒng)的第一站。截至目前，市政公司成都、武漢、沈陽三個(gè)地鐵區(qū)域項(xiàng)目均已編制完成并推行了工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)，有效提升了項(xiàng)目管理和施工效率，達(dá)到了良好的預(yù)期效果。下一階段，三個(gè)區(qū)域地鐵項(xiàng)目將在強(qiáng)化系統(tǒng)落實(shí)工作的同時(shí)，充分總結(jié)半個(gè)多月以來的推行經(jīng)驗(yàn)，為公司全面推廣工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)提供充足的理論支撐和實(shí)踐依據(jù)。（吳凱文）
